Portail de dépôt électronique du Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire : Un processus simplifié de dépôt des appels
Document d’information
Le portail de dépôt électronique du Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire (TOAT) permet de préparer et de soumettre des appels en ligne. La plateforme est disponible depuis le 27 mars 2024 et le Tribunal inscrit actuellement les municipalités et d’autres autorités approbatrices pour qu’elles acceptent les appels par l’intermédiaire du portail.
La liste des municipalités et autres autorités approbatrices qui acceptent les appels par le truchement du dépôt électronique est disponible sur la page d’accueil du portail de dépôt électronique.
Au moyen du portail :
- Les appelants peuvent soumettre et gérer leurs appels en ligne, y compris toutes les pièces justificatives et le paiement des droits.
- Les municipalités et autres autorités approbatrices peuvent recevoir, gérer et transmettre les appels au Tribunal.
Le portail reproduit le processus de dépôt des appels manuel prévu par la loi, tout en intégrant l’automatisation et les améliorations fonctionnelles que permet la numérisation, notamment :
- La technologie des formulaires intelligents : applique un processus logique fondé sur les différents types d’appel afin que les versions numérisées des formulaires d’appel A1 et M1 restent simples et adaptées aux besoins de chaque utilisateur.
- Service de paiement en ligne CCPay : facilite les paiements sécurisés en temps réel par cartes de crédit et cartes de débit-crédit.
- Tableau de bord convivial : permet aux appelants et aux autorités approbatrices de comprendre facilement quels sont les renseignements qui doivent accompagner leur appel.
Améliorer la précision et réduire les erreurs
La technologie des formulaires intelligents sur laquelle repose le dépôt électronique améliore la précision et réduit les erreurs, notamment :
- en imposant des champs obligatoires et en appliquant un processus logique qui aidera l’utilisateur à fournir des renseignements exacts;
- en remplissant certains champs au préalable, le cas échéant, afin de permettre aux utilisateurs (appelants et autorités approbatrices) de fournir des renseignements exacts et de limiter le temps requis pour remplir et soumettre les formulaires;
- en s’assurant que les utilisateurs emploient toujours le bon formulaire, le plus à jour possible, pour ainsi éviter d’omettre des renseignements dont le Tribunal a besoin pour traiter l’appel.
Gagner du temps et simplifier les processus
- Le paiement électronique permet aux autorités approbatrices de gagner du temps en ce qui concerne le traitement des chèques.
- La réception des appels par voie électronique évite la numérisation des documents sur support papier ou leur envoi par courrier postal ou par messager.
- L’intelligence intégrée accélère le regroupement des appels pour constituer des dossiers.
- Grâce à une plus grande exactitude et à l’exhaustivité des dossiers d’appels, le Tribunal passera moins de temps à récupérer les renseignements manquants.
Processus de consultation
Le portail de dépôt électronique a été développé en consultation avec des représentants juridiques et des partenaires municipaux et ministériels représentant les utilisateurs les plus fréquents du Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire. Des groupes de discussion ont été organisés en mars 2023 et en février 2024 avec 28 participants de 5 municipalités de l’Ontario, de 7 cabinets d’avocats et de 3 ministères. Ils ont ensuite été invités à formuler leurs commentaires et à proposer des fonctionnalités qui permettraient de remédier aux irritants du processus manuel actuel.
Une autre consultation sur les modifications des règles de pratique et de procédure du Tribunal visant à introduire l’obligation pour les municipalités de transmettre les appels par le biais du portail électronique ont eu lieu du 20 août au 27 septembre 2024.
