Actualisation du dépôt électronique

Mises à jour de l’ensemble du système

Champ Renseignements sur l’adresse supplémentaire

• Une nouvelle ligne de saisie des données dans la section Adresse permet aux utilisateurs d’inclure des instructions pour la livraison ou des identifiants de propriété, ce qui améliore l’exactitude des détails concernant l’adresse et la propriété en question.

Ajout d’une question d’identification pour la médiation

• Une nouvelle question a été ajoutée pour aider à signaler les dossiers appropriés pour une médiation dirigée par le Tribunal, ce qui favorise des occasions de règlement plus précoces.

Pour les appelants et leurs représentants

Accès au dossier municipal consolidé pour les appelants

• Les appelants recevront désormais un courriel avec un lien pour télécharger le dossier municipal consolidé après que la municipalité (l’autorité approbatrice) soumet l’affaire au TOAT.
• Cette option libre-service améliore la transparence et élimine le besoin de communiquer avec le TOAT (ou l’autorité approbatrice) pour des demandes de dossiers.

Nouveau processus d’appel pour les dossiers d’expropriation

• Un processus d’appel spécialisé a été introduit pour mieux soutenir les appels reliés à des expropriations, avec des champs de données, des listes de vérification et des étapes adaptées.

Pour les utilisateurs de l’autorité approbatrice

Aspect simplifié du portail de l’autorité approbatrice

• Le portail de l’autorité approbatrice a été simplifié en supprimant toutes les options de menu pour les utilisateurs publics (p. ex., « Nouvel appel », « Mes appels »).
• Cet aspect ciblé réduit la confusion et favorise des soumissions de dossiers plus rapides et sans erreur.

Notifications améliorées de la confirmation des dossiers

• Des courriels de confirmation sont maintenant envoyés à tous les utilisateurs de niveau 1 de l’autorité approbatrice lorsqu’un dossier est soumis au TOAT, ce qui assure que toute l’équipe est informée et réduit les failles dans la communication.

Ajout d’un champ Heure limite d’appel

• Les utilisateurs de l’autorité approbatrice verront à présent un champ « Heure limite » d’appel en créant le numéro de référence du dossier faisant l’objet d’un appel. Cela aide à identifier les appels en retard et améliore l’exactitude de la gestion des dossiers.

Mises à jour apportées à l’ensemble du système

Amélioration de l’accès au dossier d’appel

• Le dossier d’appel consolidé inclut tous les renseignements et motifs à propos de l’appel, etc., qui ont été saisis par l’appelant, et les pièces justificatives.
• La personne qui a déposé l’appel peut maintenant télécharger et partager le dossier d’appel consolidé, au besoin. Les utilisateurs de l’autorité approbatrice peuvent aussi télécharger le dossier d’appel consolidé lorsqu’ils reçoivent l’appel. Cela simplifie le processus d’appel et améliore l’accès au dossier d’appel officiel.

Amélioration de l’interface et de la navigation des utilisateurs

• Les mises à jour apportées au texte et à la présentation de l’interface améliorent la clarté, la lisibilité et la facilité de navigation sur tout le portail.

Indicateurs de statut d’appel plus clairs

• Les améliorations fournissent aux appelants plus de transparence en ce qui concerne le statut de la soumission de leur appel, ce qui réduit la confusion et les suivis.

Pour les utilisateurs de l’autorité approbatrice

Amélioration de l’accès à la documentation de dépôt électronique

• Le dossier municipal consolidé inclut tous les renseignements des dossiers saisis sur le portail de dépôt électronique et toutes les pièces jointes de la liste de vérification qui ont été téléversées par la municipalité (autorité approbatrice), ainsi qu’une copie de tous les renseignements sur l’appel et les pièces justificatives des appelants.
• Les utilisateurs de l’autorité approbatrice peuvent à présent accéder au dossier municipal consolidé directement à partir du portail de dépôt électronique après la soumission au TOAT.
• Ce dossier peut être téléchargé comme un fichier compressé pour être partagé d’une manière sécuritaire au besoin avec les parties pertinentes.

Dépôt plus facile de dossiers connexes

• Les utilisateurs de l’autorité approbatrice peuvent maintenant copier les données des dossiers pour créer des dossiers connexes plus efficacement, en éliminant le besoin de répéter manuellement tout le processus de soumission.
• Cela réduit significativement la saisie des données et la charge de travail administrative.

Suivi de l’examen des dossiers

• Une nouvelle fonction de suivi informe les utilisateurs de l’autorité approbatrice si un autre membre de l’équipe a examiné ou édité un dossier, ce qui réduit le risque de duplication des efforts et de mises à jour conflictuelles.

Nouvelle fonctionnalité : Identification des représentants des appelants

• Les autorités approbatrices peuvent maintenant ajouter les représentants des appelants en entrant un appel sur papier ou par courriel, ce qui assure des dossiers plus complets et plus exacts.

Amélioration de l’intégrité des données et de la désignation des champs

• L’uniformité améliorée des noms des champs de données assure une collecte de données, un signalement et un rendement du système améliorés.

Meilleur accès à la documentation du dépôt électronique

• Les courriels reliés aux appels et à la confirmation des dossiers sont conservés et accessibles dans le dépôt électronique.
• Tous les documents téléversés par l’appelant et l’autorité d’approbation peuvent être visionnés par les utilisateurs de l’autorité approbatrice dans le dépôt électronique après avoir été classés. Il est plus facile ainsi de conserver les dossiers et de gérer les données.

Identification de la propriété et des parties

• À des fins de planification, une nouvelle question a été ajoutée afin d’aider à identifier les tiers appelants et à déceler les appelants potentiellement inadmissibles. On demande aux appelants de préciser s’ils sont « une personne déterminée » aux termes de la Loi sur l’aménagement du territoire. Ce qui inclut, par exemple : appelants, propriétaires du bien-fonds auquel s’appliquerait le règlement ou le plan officiel, ministres, etc.
• Des changements ont été apportés à la section « Emplacement de la propriété visée » du formulaire afin de faire une distinction entre la Ville et la Municipalité.
• Amélioration de l’identification des parties et des détails sur les personnes-ressources : par exemple, les prénoms et noms de famille dans le cas des sociétés ne sont plus exigés et un nouveau champ de « Titres professionnels » a été ajouté.

Gestion de données et validation

• Le processus de validation des données a été amélioré.
• Les utilisateurs peuvent exporter les tableaux de données pour la tenue de livres ou l’attribution de tâches à l’externe.

Amélioration du système et de l’expérience des utilisateurs

• Agrandissement des pages de navigation afin de réduire le défilement excessif.
• Correction du problème faisant que les utilisateurs étaient dirigés au bas de la base lorsqu’ils naviguaient d’une page à l’autre. Les hauts de page sont désormais affichés par défaut.
• La fonction de recherche a été améliorée.

• Un nouveau champ pour la « ville » sur la page de localisation du bien immobilier en question. Il permet à l’utilisateur d’identifier une adresse spécifique d’une ville ou d’un village et peut être identique ou différent de la « municipalité ».
• Les coordonnées du représentant de l’appelant peuvent être consultées par les utilisateurs de l’autorité approbatrice. Une question de permissions a été réglée.
• Le formulaire de soumission municipal (M1) en format PDF peut être téléchargé sur le portail de l’autorité approbatrice lorsqu’un dossier est « en cours » et après qu’un dossier a été soumis au TOAT. Auparavant, ce document n’était disponible qu’en tant que pièce jointe dans le courriel confirmant que le dossier avait été soumis au TOAT.
• Le formulaire d’appel en format PDF peut être téléchargé sur le portail de l’autorité approbatrice. Auparavant, ce document n’était disponible qu’en tant que pièce jointe dans le courriel de confirmation du dépôt de l’appel envoyé à l’appelant.
• Une signature électronique a été ajoutée pour que l’appelant ou son représentant puisse apposer sa signature sur le formulaire d’appel.
• Une nouvelle vue a été ajoutée au Tableau de bord de l’autorité approbatrice, intitulée « Appels ajoutés à un dossier ». Cette nouvelle vue permet aux utilisateurs de l’autorité approbatrice de suivre les appels qui ont été regroupés dans un dossier ou soumis au TOAT.
• Dans la section « Documents », l’utilisateur peut voir une liste des noms de fichiers des documents qui ont été joints après le dépôt de l’appel ou du dossier.
• Des incohérences mineures dans le texte et l’affichage ont été corrigées.
• Les utilisateurs enregistrés de niveau 1 et 2 sont mis en copie conforme (c. c.) au lieu d’être mis en copie conforme invisible (c. c. i.) dans le courriel de confirmation de l’appel envoyé à l’appelant. Cela fait preuve de transparence dans le processus de dépôt d’un appel.
• Des améliorations ont été apportées à plusieurs grilles : des colonnes de données supplémentaires ont été ajoutées afin d’améliorer la représentation des données et leur utilisation.

Nouvelles caractéristiques

Les autorités approbatrices peuvent accéder à un fichier PDF de tous les formulaires de présentation à la municipalité/l’autorité approbatrice (M1) dûment remplis pour tous les dossiers soumis au Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire par dépôt électronique. Le fichier PDF ressemble au formulaire M1 existant et fournit un résumé officiel de toutes les données inscrites par la municipalité/l’autorité approbatrice dans le dépôt électronique avec une liste de vérification et une liste des noms des fichiers qui ont été téléversés et soumis au Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire. Le fichier PDF est joint au courriel de confirmation envoyé aux autorités approbatrices une fois qu’elles ont déposé leur dossier au moyen du dépôt électronique.

Améliorations et solutions

Actualisation du langage de l’interface de l’appelant, y compris les en-têtes des colonnes, les instructions et les boutons, afin de préciser les actions requises et de réduire la confusion. Par exemple :

• Ajout de l’option « le cas échéant » aux boutons « action » (par exemple, « Ajout d’un appelant connexe (le cas échéant) » et « Ajout de biens-fonds supplémentaires (le cas échéant) »)
• Nouveau libellé des en-têtes des colonnes du tableau des documents pour améliorer la compréhension (par exemple, « Documents joints » plutôt que « Type de correspondance »)
• Sur la page Résumé et révision, modification du bouton « action » de « Terminer/verrouiller l’appel » à « Soumettre », qui précise que l’utilisateur ne peut plus apporter de modifications au formulaire d’appel dorénavant.
• Suppression de la boîte d’instructions sur la façon d’acquitter les frais de l’appel lorsqu’il n’y en a pas.
• Précisions apportées aux instructions et aux boutons « action » des écrans sur le paiement afin de clarifier qu’un paiement n’est pas requis pour soumettre un appel et respecter le délai de soumission de l’appel, mais que l’utilisateur doit confirmer les modes de paiement et cliquer sur le bouton « Confirmer et soumettre l’appel » pour que son appel soit soumis à l’autorité approbatrice.
• Actualisation des « Conseils et instructions » de l’interface du public et de l’appelant pour :
  • Préciser les exigences relatives aux paramètres du navigateur pour le français
  • Définir le terme « description légale » dans le contexte de la saisie manuelle d’une adresse pour un bien-fonds faisant l’objet d’un appel
  • Préciser les types de formats de documents acceptables pour le téléversement
• Actualisation des « Conseils et instructions » de l’interface de l’autorité d’approbatrice pour :
  • Expliquer comment identifier les appels connexes soumis par les appelants dans le dépôt électronique et comment les regrouper

La publication des prochaines mises à jour du dépôt électronique est prévue à l’hiver 2026.