Actualisation du dépôt électronique

Nouvelles caractéristiques

Les autorités approbatrices peuvent accéder à un fichier PDF de tous les formulaires de présentation à la municipalité/l’autorité approbatrice (M1) dûment remplis pour tous les dossiers soumis au Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire par dépôt électronique. Le fichier PDF ressemble au formulaire M1 existant et fournit un résumé officiel de toutes les données inscrites par la municipalité/l’autorité approbatrice dans le dépôt électronique avec une liste de vérification et une liste des noms des fichiers qui ont été téléversés et soumis au Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire. Le fichier PDF est joint au courriel de confirmation envoyé aux autorités approbatrices une fois qu’elles ont déposé leur dossier au moyen du dépôt électronique.

Améliorations et solutions

Actualisation du langage de l’interface de l’appelant, y compris les en-têtes des colonnes, les instructions et les boutons, afin de préciser les actions requises et de réduire la confusion. Par exemple :

• Ajout de l’option « le cas échéant » aux boutons « action » (par exemple, « Ajout d’un appelant connexe (le cas échéant) » et « Ajout de biens-fonds supplémentaires (le cas échéant) »)
• Nouveau libellé des en-têtes des colonnes du tableau des documents pour améliorer la compréhension (par exemple, « Documents joints » plutôt que « Type de correspondance »)
• Sur la page Résumé et révision, modification du bouton « action » de « Terminer/verrouiller l’appel » à « Soumettre », qui précise que l’utilisateur ne peut plus apporter de modifications au formulaire d’appel dorénavant.
• Suppression de la boîte d’instructions sur la façon d’acquitter les frais de l’appel lorsqu’il n’y en a pas.
• Précisions apportées aux instructions et aux boutons « action » des écrans sur le paiement afin de clarifier qu’un paiement n’est pas requis pour soumettre un appel et respecter le délai de soumission de l’appel, mais que l’utilisateur doit confirmer les modes de paiement et cliquer sur le bouton « Confirmer et soumettre l’appel » pour que son appel soit soumis à l’autorité approbatrice.
• Actualisation des « Conseils et instructions » de l’interface du public et de l’appelant pour :
  • Préciser les exigences relatives aux paramètres du navigateur pour le français
  • Définir le terme « description légale » dans le contexte de la saisie manuelle d’une adresse pour un bien-fonds faisant l’objet d’un appel
  • Préciser les types de formats de documents acceptables pour le téléversement
• Actualisation des « Conseils et instructions » de l’interface de l’autorité d’approbatrice pour :
  • Expliquer comment identifier les appels connexes soumis par les appelants dans le dépôt électronique et comment les regrouper

• Un nouveau champ pour la « ville » sur la page de localisation du bien immobilier en question. Il permet à l’utilisateur d’identifier une adresse spécifique d’une ville ou d’un village et peut être identique ou différent de la « municipalité ».
• Les coordonnées du représentant de l’appelant peuvent être consultées par les utilisateurs de l’autorité approbatrice. Une question de permissions a été réglée.
• Le formulaire de soumission municipal (M1) en format PDF peut être téléchargé sur le portail de l’autorité approbatrice lorsqu’un dossier est « en cours » et après qu’un dossier a été soumis au TOAT. Auparavant, ce document n’était disponible qu’en tant que pièce jointe dans le courriel confirmant que le dossier avait été soumis au TOAT.
• Le formulaire d’appel en format PDF peut être téléchargé sur le portail de l’autorité approbatrice. Auparavant, ce document n’était disponible qu’en tant que pièce jointe dans le courriel de confirmation du dépôt de l’appel envoyé à l’appelant.
• Une signature électronique a été ajoutée pour que l’appelant ou son représentant puisse apposer sa signature sur le formulaire d’appel.
• Une nouvelle vue a été ajoutée au Tableau de bord de l’autorité approbatrice, intitulée « Appels ajoutés à un dossier ». Cette nouvelle vue permet aux utilisateurs de l’autorité approbatrice de suivre les appels qui ont été regroupés dans un dossier ou soumis au TOAT.
• Dans la section « Documents », l’utilisateur peut voir une liste des noms de fichiers des documents qui ont été joints après le dépôt de l’appel ou du dossier.
• Des incohérences mineures dans le texte et l’affichage ont été corrigées.
• Les utilisateurs enregistrés de niveau 1 et 2 sont mis en copie conforme (c. c.) au lieu d’être mis en copie conforme invisible (c. c. i.) dans le courriel de confirmation de l’appel envoyé à l’appelant. Cela fait preuve de transparence dans le processus de dépôt d’un appel.
• Des améliorations ont été apportées à plusieurs grilles : des colonnes de données supplémentaires ont été ajoutées afin d’améliorer la représentation des données et leur utilisation.

Meilleur accès à la documentation du dépôt électronique

• Les courriels reliés aux appels et à la confirmation des dossiers sont conservés et accessibles dans le dépôt électronique.
• Tous les documents téléversés par l’appelant et l’autorité d’approbation peuvent être visionnés par les utilisateurs de l’autorité approbatrice dans le dépôt électronique après avoir été classés. Il est plus facile ainsi de conserver les dossiers et de gérer les données.

Identification de la propriété et des parties

• À des fins de planification, une nouvelle question a été ajoutée afin d’aider à identifier les tiers appelants et à déceler les appelants potentiellement inadmissibles. On demande aux appelants de préciser s’ils sont « une personne déterminée » aux termes de la Loi sur l’aménagement du territoire. Ce qui inclut, par exemple : appelants, propriétaires du bien-fonds auquel s’appliquerait le règlement ou le plan officiel, ministres, etc.
• Des changements ont été apportés à la section « Emplacement de la propriété visée » du formulaire afin de faire une distinction entre la Ville et la Municipalité.
• Amélioration de l’identification des parties et des détails sur les personnes-ressources : par exemple, les prénoms et noms de famille dans le cas des sociétés ne sont plus exigés et un nouveau champ de « Titres professionnels » a été ajouté.

Gestion de données et validation

• Le processus de validation des données a été amélioré.
• Les utilisateurs peuvent exporter les tableaux de données pour la tenue de livres ou l’attribution de tâches à l’externe.

Amélioration du système et de l’expérience des utilisateurs

• Agrandissement des pages de navigation afin de réduire le défilement excessif.
• Correction du problème faisant que les utilisateurs étaient dirigés au bas de la base lorsqu’ils naviguaient d’une page à l’autre. Les hauts de page sont désormais affichés par défaut.
• La fonction de recherche a été améliorée.

La publication des prochaines mises à jour du dépôt électronique est prévue à l’été 2025.