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Instructions relatives au dépôt électronique pour les autorités approbatrices inscrites

Important : Si vous constatez qu’un appel a été déposé par erreur auprès de votre autorité approbatrice, veuillez contacter immédiatement l’appelant pour l’orienter vers l’autorité approbatrice concernée afin qu’il ne rate pas la date limite de dépôt des appels. Vous devrez également transférer l’appel au Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire (TOAT) à l’aide du dépôt électronique afin qu’il soit correctement traité. Vous pouvez contacter le TOAT si vous avez besoin d’aide.

Instructions pour les appels reçus par dépôt électronique

Étape 1 : Accéder aux appels et examiner les appels présentés

Lorsqu’un appelant soumet un appel à votre autorité approbatrice, cet appel apparaît dans le tableau de bord de l’autorité approbatrice de la fonction de dépôt électronique, sous la rubrique « Appels en attente d’examen ». Sélectionnez l’un des appels qui figurent au tableau de bord pour vérifier l’information présentée. Une fois l’examen terminé, modifiez le statut de l’appel en choisissant l’une des options suivantes :

  • Examen en cours
  • Examiné
  • Examiné – problèmes constatés
    • Remarque : vous pouvez utiliser ce statut pour qualifier les appels qui présentent les problèmes suivants : déposés en retard, informations/documents manquants et autorités approbatrices erronées.

Étape 2 : Créer un dossier (le « dossier » à transmettre au TOAT)

L’étape suivante consiste à regrouper les appels connexes en un ou plusieurs dossiers, sur la base de critères existants, avant de les transmettre au TOAT. Un dossier peut contenir un appel ou plusieurs appels connexes. Vous devrez regrouper les appels, conformément à votre procédure actuelle, s’ils ont le même type de dossier et le même numéro d’article, c’est‑à‑dire s’ils portent le même numéro de référence, comme le règlement no 123 ou la MPO no 42.

Lors de la création d’un dossier, la fonction de dépôt électronique vous permet :

  • d’ajouter les noms des personnes‑ressources de votre bureau;
  • d’ajouter le nom du ou des représentants de votre autorité approbatrice, le cas échéant;
  • de téléverser les documents relatifs au dossier, tels que les éléments de la liste de vérification pertinente et une lettre d’accompagnement;
  • de fournir des renseignements spécifiques sur l’appel (p. ex. le nombre d’unités résidentielles proposées, si l’autorité approbatrice a l’intention de comparaître devant le Tribunal, le nombre et le type de témoins prévus, si les appelants ont fait connaître leur opinion sur la question au conseil, etc.);
  • d’indiquer les motifs de l’appel (le cas échéant).

Il y a deux façons de regrouper les appels dans un dossier.

Méthode 1 : Regrouper les appels au début du processus de dépôt

Accédez à l’option « Appels examinés » du tableau de bord de l’autorité approbatrice pour voir les appels que vous avez déjà examinés et sauvegardés. Sélectionnez ensuite les appels que vous souhaitez regrouper en un seul dossier. Veuillez noter que les détails qui s’afficheront pendant le processus de création du dossier seront ceux du premier appel que vous sélectionnez. Suivez les instructions à l’écran dans le portail pour achever la procédure de dépôt du dossier.

Méthode 2 : Regrouper les appels à mi‑parcours au moment du dépôt du dossier

L’écran Appels est l’un des écrans du processus de dépôt d’un dossier. Vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter des appels pour ajouter à ce dossier d’autres appels figurant dans votre liste d’appels examinés. Utilisez cette option si vous avez déjà ouvert un dossier et que vous recevez un nouvel appel connexe. Le dossier en cours peut comprendre :

  • les appels que vous avez reçus par dépôt électronique;
  • les appels que vous avez reçus sur papier ou par courrier électronique et que vous avez saisis vous‑même.

Étape 3 : Soumettre le dossier au TOAT

Une fois que vous avez saisi les données requises et téléversé tous les éléments de la liste de vérification, vous devez passer en revue le Sommaire, remplir la déclaration et sélectionner Soumettre. Vous recevrez un courriel confirmant que vous avez bien transmis le dossier au TOAT.

Instructions pour les appels reçus sur papier ou par courrier électronique

Étape 1 : Numériser et enregistrer tous les documents reçus sur papier

Pour faciliter le traitement de votre appel, veuillez nommer vos fichiers enregistrés en utilisant la convention d’appellation suivante :

I. le numéro de dossier ou de référence de la municipalité
II. le nom de la municipalité (le cas échéant)
III. le nom de famille de l’appelant ou le nom de sa société ou de son organisation
IV. le type de document
V. la date de soumission (mois/jour/année)

Par exemple : « Règlement123-44TorontoSmithAffidavit12-05-23 » : « Règlement123-44TorontoSmithAffidavit12-05-23 ».

Important : Ne pas utiliser de caractères spéciaux lorsque vous nommez un fichier. Les caractères spéciaux sont tous les caractères autres que les alphabétiques et numériques. Par exemple : $%#!+*/@\;^”.  Vous pouvez téléverser des produits Microsoft (p. ex., Word, Excel), PDF, MP4, JPEG et d’autres fichiers images. Le format Msg et les fichiers ZIP ne sont pas pris en charge.

Étape 2 : Saisir l’appel dans le service de dépôt électronique

Il y a deux façons de procéder :

Option 1 : En tant que nouveau dossier :

    • Utilisez cette méthode :
      • s’il s’agit du seul appel pour le dossier que vous avez reçu,
      • si vous avez reçu par dépôt électronique d’autres appels connexes qui ont été examinés, mais qui n’ont pas encore été regroupés dans un dossier. Conseil : ajoutez toutes les parties au dossier (p. ex., appelant, personne-ressource ou représentant légal de l’autorité approbatrice) avant de créer votre appel. Rendez-vous à l’onglet Parties au dossier et sélectionnez Ajouter une partie pour créer un nouveau dossier et saisir les détails sur la personne-ressource.
    • Rendez-vous à l’onglet Nouveau dossier en haut de la page et suivez les instructions pour inscrire votre type de dossier le numéro de l’article de la loi, la description et le numéro de référence.
    • Ajoutez au dossier les appels déjà examinés lorsque vous arrivez à l’étape du processus « Ajouter des appels ». S’il n’y a pas d’appels par dépôt électronique reliés à cette cause, vous pouvez sauter cette étape et passer à l’écran suivant.
    • Inscrire l’adresse dans la section « Emplacement de la propriété visée » à la page suivante.
    • Sur l’écran « Information sur l’appelant », cliquez sur la loupe dans le champ de recherche Appelant afin de rechercher des appelants existants ou cliquez sur Nouveau pour ajouter un nouvel appelant. Remarque : si vous souhaitez ajouter de nouveaux coappelants, ce n’est pas possible de le faire ici. Pour ajouter un coappelant, il faut d’abord créer et ajouter un dossier de coappelant en utilisant l’onglet des Parties au dossier en haut de cet écran. Si vous ne l’avez pas fait précédemment, lorsque vous cliquez maintenant sur l’onglet Parties au dossier, il est possible qu’un message apparaisse vous demandant « Quitter le site? ». En fait vous ne quittez pas le site, mais simplement la page. Cliquez sur Quitter et rendez-vous à l’onglet Parties au dossier. Ensuite, cliquez sur Ajouter une partie, entrez les détails sur l’appelant et enregistrez. Vous devrez maintenant revenir à cet écran en vous rendant sur l’onglet Dossiers de l’autorité approbatrice en haut de l’écran et en sélectionnant Dossiers en cours afin de revenir à ce dossier. Lorsque vous cliquerez sur le numéro d’identification du dossier, vous reviendrez à cette page, celle-ci étant la dernière où vous travailliez; vous devrez peut-être entrer à nouveau l’information sur l’appelant saisie précédemment.
    • Entrez l’information requise dans les pages subséquentes, comme les coordonnées de la personne-ressource de l’autorité approbatrice et les détails du dossier.
    • Lorsque vous arriverez à la section des documents, téléversez le fichier de l’appel que vous avez numérisé à l’étape 1 en sélectionnant Documents du dossier de dépôt électroniqueet téléversez la copie électronique du formulaire d’appel ici, y compris tout document d’accompagnement.

Option 2 : En tant que pièce jointe à un dossier en cours de traitement :

    • Utilisez cette méthode si vous recevez un appel concernant un dossier que vous avez déjà commencé à traiter, par exemple dans le cas d’un appel reçu par dépôt électronique et un autre appel concernant le même objet (p. ex., Règlement 123) reçu par courriel.
    • Dans la section de la procédure de dépôt d’un dossier où vous téléversez les documents, sélectionnez « Documents du dossier de dépôt électronique », puis téléversez la copie électronique du formulaire d’appel, y compris tout document d’accompagnement.

Étape 3 : Envoyer un paiement (s’il y a lieu)

Si l’appelant a payé par chèque, vous pouvez envoyer le chèque de l’appelant par la poste ou par courriel au TOAT au 655, rue Bay, bureau 1500, Toronto (Ontario) M5G.

Instructions pour les administrateurs de niveau 1 : gérer l’accès du personnel au dépôt électronique

Les autorités approbatrices inscrites disposent de deux niveaux d’accès au dépôt électronique :

Niveau 1 : Administrateur

Un membre du personnel municipal, tel que le greffier, peut demander au TOAT de l’ajouter comme administrateur de niveau 1. Le niveau 1 peut être accordé par le personnel du TOAT uniquement une fois le processus de vérification achevé. L’administrateur de niveau 1 est la principale personne-ressource pour le système de dépôt électronique.  Il peut accorder et révoquer l’accès au système au personnel de son bureau.

Niveau 2 : Utilisateur général/régulier

Les utilisateurs de niveau 2 sont tous les membres du personnel du bureau de l’autorité approbatrice à qui le ou les administrateurs de niveau 1 ont accordé un accès. Ils n’ont pas besoin de l’approbation du TOAT pour accéder au dépôt électronique. Ils ont les mêmes pouvoirs que les administrateurs de niveau 1 pour :

• examiner les appels déposés
• saisir de nouveaux appels
• gérer les personnes ressources des parties et des représentants
• créer et soumettre des dossiers au TOAT

Ajout d’utilisateurs de niveau 2

Inviter un membre du personnel à devenir un utilisateur de niveau 2 :

• accéder à l’onglet Administration de l’autorité approbatrice
• cliquer sur Créer une invitation pour saisir l’adresse courriel de la personne que vous souhaitez inviter

Cette personne recevra un courriel du service de dépôt électronique contenant un lien pour s’inscrire sur le portail. Dans le cadre de la procédure d’inscription, elle devra ouvrir un compte Mon Ontario. Une fois inscrite, son nom apparaîtra sous l’onglet Administration de l’autorité approbatrice dans la liste des utilisateurs actifs.

Révoquer l’accès d’utilisateurs de niveau 2

Vous devrez peut‑être révoquer l’accès des utilisateurs qui quittent l’organisation ou qui changent de rôle. Sous l’onglet Administration de l’autorité approbatrice, vous verrez une liste d’utilisateurs actifs. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du nom de l’utilisateur que vous souhaitez supprimer et sélectionnez « Supprimer l’accès ». L’utilisateur recevra un avis par courrier électronique l’informant que son accès a été révoqué.

Notes/dépannage techniques

Le portail de dépôt électronique ne fonctionne pas bien avec les anciens navigateurs. Veuillez utiliser des navigateurs à jour (p. ex. Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge). Si vous éprouvez des problèmes, essayez de désactiver les bloqueurs de fenêtres contextuelles ou de vider le cache de votre navigateur.

En cas de panne du système :

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