Dépôt électronique : FAQ à l’attention des autorités approbatrices

Les appelants peuvent jumeler l’entité répertoriée dans les communications publiques (comme l’avis de décision, etc.) avec les options inscrites dans le menu du dépôt électronique. Afin de s’assurer que ces deux correspondent, au moment de l’inscription, le TOAT exige que les autorités approbatrices fournissent les éléments suivants :

• le nom exact de leur entité (ou de leurs entités), comme il doit paraître dans le dépôt électronique
• un échantillon de leurs communications publiques sur le processus d’appel.

Si vous constatez qu’un appel a été déposé par erreur auprès de votre autorité approbatrice, veuillez communiquer immédiatement avec l’appelant pour l’orienter vers l’autorité approbatrice appropriée afin qu’il ne rate pas la date limite de dépôt des appels. Les appelants devront déposer directement leur appel auprès de cette autorité approbatrice conformément aux instructions de l’avis de décision. Bien que cela ne soit pas urgent, vous devrez également transférer l’appel au TOAT au moyen du dépôt électronique afin qu’il soit correctement clôturé. Assurez-vous de modifier le statut de l’appel à « Question de validité/Retiré » et de sélectionner « Autorité approbatrice incorrecte » dans le champ prévu pour le problème. Après avoir sélectionné l’option Envoyer, il s’en suivra certaines actions.

• Un courriel automatisé est envoyé à l’appelant pour l’informer que son appel présente un problème de validité ou a été retiré. Les utilisateurs de niveau 1 de l’autorité approbatrice sont mis en copie.
• L’appel est verrouillé et transmis directement au TOAT à des fins d’examen sans qu’un dossier ne soit créé.
• L’appel et tous les documents connexes apparaissent dans la liste des appels présentant un Question de validité des appels/Retirés qui est accessible depuis l’onglet du Tableau de bord de l’autorité d’approbation.
• Le TOAT examinera l’appel et vous contactera, ainsi que les parties, au besoin, si des actions supplémentaires sont nécessaires.

Vous pouvez aussi communiquer avec le TOAT si vous avez besoin d’aide.

Oui. À compter du 2 décembre 2024, les autorités approbatrices devront transférer les appels au tribunal au moyen du dépôt électronique. Néanmoins, le Tribunal reconnaît que les autorités approbatrices peuvent avoir besoin de temps pour actualiser les procédures internes et les documents à joindre au dossier électronique. Pour cette raison, le Tribunal acceptera encore, sauf indication contraire, les appels transmis par l’entremise des voies préexistantes (p. ex., par courrier postal, par messagerie, par courrier électronique sécurisé) pendant que les autorités approbatrices mettent en place le processus d’inscription au dépôt électronique. Pour obtenir de l’aide sur cette procédure, veuillez lire les instructions pour l’inscription au dépôt électronique.

Le recours au dépôt électronique ne signifie pas que l’appelant soumet un appel directement au Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire. En fait, les appelants choisissent l’autorité approbatrice appropriée dans le système de dépôt électronique, puis l’appel est envoyé au portail de dépôt électronique de l’autorité approbatrice. Le TOAT ne reçoit pas l’appel tant que l’autorité approbatrice ne l’a pas transféré à l’aide du dépôt électronique en tant que dossier.

Si votre municipalité ou votre région reçoit des appels pour des questions qui doivent être déposées ou transmises au TOAT, son inscription au dépôt électronique est fortement recommandée. Si votre municipalité ou votre région ne reçoit pas d’appels, vous n’avez pas besoin de vous inscrire au dépôt électronique. Prenez en compte, par exemple, le fait que votre municipalité ou votre région recevra des appels liés à la Loi sur les redevances d’exploitation. Si des appels non liés à la Loi sur l’aménagement du territoire continuent d’être déposés auprès de la municipalité ou de la région, vous devez vous inscrire au dépôt électronique afin de soumettre ces derniers au Tribunal.

Oui. Le principal administrateur du dépôt électronique de l’autorité approbatrice (utilisateur de niveau 1) peut accorder l’accès au portail de dépôt électronique propre à la municipalité à n’importe quel membre du personnel qu’il choisit (utilisateurs de niveau 2), y compris au personnel du palier supérieur. De plus, vous pouvez télécharger toute l’information du portail de dépôt électronique (même en format d’ébauche) et la partager avec l’extérieur pour recevoir des commentaires. L’utilisateur peut téléverser des documents seulement s’il est de niveau 1 ou 2.  

Vous pouvez vous fier aux réponses fournies par l’appelant à la question posée dans le portail de dépôt électronique, où il doit indiquer s’il est le propriétaire, une personne désignée, un organisme public, etc. Si l’appelant ne s’est pas identifié comme une « personne désignée », vous devez tout de même transmettre l’appel dans un dossier au TOAT, qui examinera la question.

Vous pouvez enregistrer une adresse courriel générique/partagée en tant qu’administrateur/utilisateur de niveau 1, mais un seul utilisateur peut être connecté à la fois avec ce compte. Si vous utilisez à la fois une adresse courriel partagée et des adresses courriel individuelles du personnel avec un accès de niveau 1, tous les courriels avec un accès de niveau 1 seront copiés dans tous les courriels d’appel et de confirmation de dossier, afin de garantir qu’aucun élément ne soit oublié.

N’oubliez pas que, lorsqu’un utilisateur se connecte avec son adresse électronique professionnelle spécifique, le système enregistre ses actions (p. ex., « Créé par », « Modifié par » et « Soumis par »). Cela vous permet de voir en interne qui a travaillé en dernier sur un dossier. Lorsque le dossier est soumis au TOAT, c’est le nom de l’utilisateur connecté qui l’a soumis qui s’affichera.

Veuillez aviser le TOAT si un utilisateur de niveau 1 quitte l’organisation et fournir le nom et l’adresse de courriel de la personne qui le remplacera. Le TOAT supprimera son accès et attribuera les droits d’utilisateur administratif de niveau 1 à son remplaçant. Vous pouvez communiquer avec le TOAT en écrivant à : olt_efile_admin@ontario.ca.

Le type de dossier correspond à l’objet de la demande examinée (p. ex., modification d’un règlement de zonage, dérogation mineure, division foncière, requête, etc.). Si vous ne connaissez pas le type de dossier, vous pouvez consulter le tableau des types de dossiers sur notre site Web, qui présente les différents types de dossiers ainsi que la législation et le numéro d’article correspondants. Dans le système de dépôt électronique, vous pouvez également rechercher d’abord la loi et le numéro d’article, et le type de dossier devrait s’afficher automatiquement lorsque vous sélectionnez la loupe dans le champ de recherche « Type de dossier ».

Si aucune législation claire n’est mentionnée pour votre affaire, vous pouvez cocher la case « Législation non répertoriée » et un coordinateur de dossier examinera votre demande afin de vous conseiller sur les étapes à suivre. Vous serez invité à identifier l’objet de votre appel sur un écran ultérieur au fur et à mesure que vous avancerez dans le formulaire d’appel intelligent.

Pour déposer un appel lorsque votre autorité approbatrice est l’appelant, suivez les instructions contenues dans le dépôt électronique pour les utilisateurs publics (appelants). La personne qui dépose l’appel doit le créer en tant qu’utilisateur public (assurez-vous qu’elle n’est pas un utilisateur de niveau 1 ou 2). Si vous ne déposez pas votre demande directement auprès du TOAT, vous devrez vous assurer que l’autorité approbatrice auprès de laquelle vous déposez votre appel est inscrite au dépôt électronique. Si cette dernière n’est pas inscrite, vous devrez la déposer manuellement à l’aide du formulaire A1.

• Si vous avez déjà soumis le dossier au TOAT: envoyez tout document supplémentaire ou toute modification à olt.registrar@ontario.ca. Assurez-vous d’inclure l’ID du dossier de dépôt électronique.
• Si vous n’avez pas encore soumis le dossier au TOAT : vous pouvez toujours ajouter le nouvel appel à votre dossier.

1. 1. Après avoir examiné le nouvel appel et enregistré votre examen, allez à la page des Appels examinés dans l’onglet du Tableau de bord de l’autorité approbatrice.
   2. Sélectionnez l’appel que vous souhaitez ajouter au dossier et faites défiler l’écran vers la droite.
   3. Dans la colonne Action, cliquez sur la flèche vers le bas et sur « Ajouter au dossier en cours ».
   4. Une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre de sélectionner l’appel que vous souhaitez ajouter.
   5. Pour retourner dans votre dossier, allez dans l’onglet Dossiers de l’autorité approbatrice et sélectionnez « Dossiers en cours ».

Si vous n’avez pas encore soumis le dossier au TOAT, vous pouvez toujours ajouter le nouvel appel à votre dossier.

• Numérisez et enregistrez sur votre ordinateur tous les documents reçus sur papier.
• Accédez à l’onglet Dossiers de l’autorité approbatrice et sélectionnez « Dossiers en cours » pour trouver votre dossier.
• Si vous avez déjà terminé l’étape d’ajout de documents à votre dossier, vous devrez revenir à cette page en cliquant plusieurs fois sur le bouton Précédent en bas de la page jusqu’à ce que vous reveniez à la section « Documents ».
• Dans la section « Documents » du processus de soumission du dossier, sélectionnez « Appel » ou « Documents du dépôt électronique » et téléversez la copie électronique du formulaire d’appel et celle de tous les documents qui l’accompagnent.

Vous pouvez soumettre les appels reçus après la date limite par dépôt électronique en joignant une note expliquant le retard.

Si l’appel est reçu sur papier ou par courrier électronique, veuillez suivre les instructions sur le traitement des appels reçus sur papier ou par courrier électronique.

Si l’appel est déposé dans le dépôt électronique, vous avez l’option de le faire traiter en mode accéléré, ce qui évite de constituer un dossier complet ou de créer un dossier municipal. Vous pouvez le faire notamment si c’est le seul appel au dossier. S’il y a toutefois des appels connexes, vous pouvez ajouter l’appel à un dossier déjà entamé. Voici les instructions pour ces deux options.

Consulter la section sur le traitement d’appels invalides ou retirés pour en savoir plus sur le processus. 

Vous devez :

• numériser toute documentation reçue sur papier
• téléverser les documents comme des pièces jointes à votre dossier dans le dépôt électronique
• ajouter une note indiquant le nom de l’appelant ou des appelants qui ont soumis l’appel en double ainsi que le nom de tout fichier ou document reçu en double.

Les appelants ne peuvent sélectionner qu’un seul type d’appel à la fois (p. ex., zonage, modification du plan officiel et plan du site).

Non. Le TOAT considère les appels liés à différentes dispositions comme des cas distincts, mais connexes. Chaque cas reçoit un numéro de référence distinct du TOAT, mais un seul servira de cas principal. Par exemple, vous auriez à créer :

• un dossier concernant la modification du plan officiel (avec tous les appels connexes regroupés)
• un autre dossier pour la modification du règlement de zonage (avec tous les appels connexes regroupés).

Vous pouvez ensuite lier un dossier à un dossier connexe. Il y a deux façons de procéder :

• Si le dossier a déjà été soumis au TOAT, utilisez la fonction de recherche « dossier connexe » dans le dépôt électronique. L’option permettant d’ajouter un dossier connexe apparaît vers la fin du processus de soumission et après que tous les documents ont été téléversés.
• Si vous soumettez deux dossiers connexes (ou davantages) en même temps, veuillez suivre les instructions pour copier ou créer un dossier connexe.

Si vous soumettez plusieurs dossiers connexes au même moment, par exemple, une modification de plan officiel (MPO) et une modification de règlement de zonage, vous pouvez utiliser la fonction Copier ou créer un dossier connexe. Cela copiera tous les documents et données dans le cas suivant. S’il y a des documents reliés uniquement au règlement de zonage, par exemple, vous devrez quand même les télécharger avec les autres éléments de la liste de vérification à inclure avec le dossier du règlement de zonage.

Oui, l’appel n’expirera pas pour cause d’inactivité.

Vous devez transmettre l’appel déposé par dépôt électronique au TOAT, même s’il s’agit du seul appel dans le dossier, pour qu’il soit correctement clôturé. Vous n’avez pas besoin de constituer un dossier complet ou de créer un dossier municipal. Pendant l’examen de l’appel dans le système de dépôt électronique, sélectionnez « Question de validité/Retiré » dans le champ du Statut de l’examen. Dans le champ réservé au problème, sélectionnez « Retiré ». Vous pouvez ajouter des détails dans la zone de texte réservée à l’autorité approbatrice.

Après avoir sélectionné l’option Envoyer, il s’en suivra certaines actions.

• Un courriel automatisé est envoyé à l’appelant pour l’informer que son appel présente un problème de validité ou a été retiré. Les utilisateurs de niveau 1 de l’autorité approbatrice sont mis en copie.
• L’appel est verrouillé et transmis directement au TOAT à des fins d’examen sans qu’un dossier ne soit créé.

• L’appel et les documents connexes apparaîtront dans votre liste « Questions de validité des appels/Retirés » accessible dans l’onglet Tableau de bord de l’autorité approbatrice dans le volet de navigation supérieur.
  • Le TOAT examinera l’appel et vous contactera, ainsi que les parties, au besoin, si des actions supplémentaires sont nécessaires.

Vous devez soumettre l’appel au TOAT par dépôt électronique afin de le résoudre. Si l’appel a été reçu sur papier ou par courrier électronique, veuillez suivre les instructions sur le traitement des appels reçus sur papier ou par courrier électronique.

Si l’appel a été reçu dans le dépôt électronique, vous avez l’option de le faire traiter en mode accéléré, ce qui évite de constituer un dossier complet ou de créer un dossier municipal. Vous pouvez le faire notamment si c’est le seul appel au dossier. S’il y a toutefois des appels connexes, vous pouvez ajouter l’appel à un dossier déjà entamé. Voici les instructions pour ces deux options.

Consulter la section sur le traitement d’appels invalides ou retirés pour en savoir plus sur le processus.

Les autorités approbatrices ne peuvent pas apporter de changements à un dossier d’appel soumis par un appelant, puisqu’il s’agit d’un « dossier ». En revanche, lorsqu’elle crée le « dossier » dans le portail de dépôt électronique, l’autorité approbatrice peut confirmer ou corriger :

• le numéro de référence (p. ex., projet de loi n^o123)
• l’adresse de la propriété visée.

Tous les renseignements des formulaires transmis par l’appelant constituent leur dossier d’appel. Si l’appelant souhaite y ajouter des renseignements ou les corriger avant la date limite de dépôt de l’appel, il peut le faire. Vous pouvez ensuite les téléverser dans la section des documents du dossier de dépôt électronique et joindre une brève note précisant que ces renseignements concernent un appel particulier et les corrections qui y sont apportées.

Une fois qu’un dossier est soumis au TOAT par dépôt électronique, il est verrouillé et vous ne pouvez plus y apporter de modifications ni télécharger de documents.

Pour soumettre des corrections ou des documents supplémentaires, veuillez les envoyer par courriel à olt.registrar@ontario.ca. Assurez-vous d’y inclure le numéro d’ID du dossier de dépôt électronique ou le numéro de dossier de la TOAT s’il a déjà été attribué.

L’appel est considéré comme déposé au moment de sa soumission dans le système de dépôt électronique à l’autorité approbatrice appropriée. La date de dépôt de l’appel est la date ou l’horodate qui figure sur la soumission électronique. Les droits y afférents doivent être acquittés une fois l’appel déposé.

Aucun avis n’est envoyé séparément aux autorités approbatrices lorsque les droits sont réglés par chèque. Le TOAT gère le rapprochement des droits de dépôt d’appel directement avec l’appelant. Si les droits d’appel ne sont pas payés, l’appel risque d’être rejeté. L’autorité approbatrice recevra une copie de toutes les lettres ou courriels envoyés à l’appelant pour réclamer le paiement des droits d’appel ou pour l’informer de tout rejet de l’appel.

Si une municipalité ou une autorité approbatrice facture des droits séparés pour le dépôt d’un appel, elle doit les percevoir séparément (et non sur le portail de dépôt électronique). La façon dont l’appelant doit régler les droits municipaux séparément doit figurer sur votre avis de décision.

Un PDF du formulaire d’appel complété est joint au courriel de confirmation de l’appel de l’appelant (ou à son représentant). L’autorité approbatrice est en copie de ces courriels. Il est également possible de voir et de télécharger ce PDF à deux endroits dans le dépôt électronique :

• À partir de l’onglet Tableau de bord de l’autorité approbatrice en cherchant l’appel concerné.
• À partir de l’onglet Dossiers de l’autorité approbatrice une fois l’appel regroupé dans un dossier. Il suffit de chercher le dossier et vous trouverez l’appel dans la section « Appels » du résumé du dossier

Vous pouvez voir et télécharger les documents de l’appelant en appui de l’appel sous l’onglet Tableau de bord de l’autorité approbatrice dans l’une ou l’autre des pages d’examen de l’appel ou dans la page « Appels ajoutés à un dossier » :

1. Cliquez sur le numéro d’ID de l’appel que vous cherchez.

2. Le résumé de l’appel s’ouvrira et vous pourrez choisir « Montrer plus de détails ».

3. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Documents.

4. Pour voir les documents, cliquez sur un des documents inscrits sous l’entête « Documents annexés » ou utilisez la flèche vers le bas à droite et choisissez « Voir les documents ».

5. Vous pouvez aussi télécharger le dossier d’appel par dépôt électronique consolidé (incluant les pièces jointes à l’appui que l’appelant a téléversées avec son appel) en sélectionnant le fichier « Dossier d’appel par dépôt électronique consolidé ». Cela téléchargera un fichier compressé. Vous pouvez partager ce fichier compressé à l’extérieur, au besoin. Veuillez noter que le fichier compressé peut être volumineux et pourrait prendre du temps à télécharger.

Vous pouvez trouver tous les renseignements que vous avez soumis à l’écran « résumé du cas ». Pour accéder à cet écran :

• Accédez à l’onglet « dossiers de l’autorité approbatrice ».
• Sélectionnez « cas soumis ».
• Cliquez sur le numéro de dossier d’appel pertinent.
• Sélectionnez « Télécharger le PDF ». Vous pourrez ainsi télécharger une copie du formulaire M1 rempli ou déposé en ligne.

Vous recevrez également par courriel en version PDF, votre formulaire de présentation à la municipalité ou l’autorité approbatrice (M1) dûment rempli après avoir soumis votre demande par dépôt électronique.

Pour examiner les documents joints, vous devrez néanmoins accéder à chacun d’entre eux dans la section « Documents » du dossier.

Pour télécharger le dossier municipal consolidé (incluant toutes les pièces jointes de la liste de vérification que vous avez téléversées et une copie de tous les formulaires d’appel des appelants et des pièces justificatives qu’ils ont déposées), sélectionnez le « Dossier municipal de dépôt électronique consolidé ». Vous pouvez partager ce fichier compressé à l’extérieur avec le représentant de votre autorité approbatrice ou d’autres parties. Veuillez noter que le fichier compressé peut être volumineux et pourrait prendre du temps à télécharger.

Oui, les appelants qui ont soumis leurs appels par dépôt électronique sont capables de voir le dossier municipal consolidé sur leur portail de dépôt électronique après que l’autorité approbatrice soumet le dossier au TOAT. Pour les appels effectués par dépôt électronique le 6 octobre 2025 ou par la suite, la personne qui a déposé l’appel recevra un courriel l’avisant que le dossier municipal est prêt à être téléchargé. Pour y accéder, il est conseillé à l’utilisateur de :

• se servir du lien dans le courriel pour se connecter à la page Résumé de l’appel,
• sélectionner le bouton Télécharger le dossier municipal qui se trouve sous la bannière bleue.

Veuillez noter que le fichier compressé peut être volumineux et pourrait prendre du temps à télécharger.

La plupart des dossiers exigent la présentation d’un affidavit parmi les éléments de la liste de vérification. L’affidavit qui l’accompagne confirme généralement que l’appel, le dossier municipal, l’avis de décision et les autres documents joints sont authentiques et exacts. Les copies certifiées conformes des documents (p. ex., les appels reçus en format papier ou par courriel ou les autres documents) peuvent être téléversées en format numérique.

L’autorité approbatrice reçoit également le courriel de confirmation d’appel envoyé à l’appelant. L’autorité approbatrice recevra également le formulaire d’appel joint au courriel en fichier PDF. De plus, le courriel de confirmation d’appel et le formulaire d’appel en version PDF sont conservés dans le portail de dépôt électronique dans la section « Documents » de l’appel.

L’adresse courriel de chaque utilisateur de l’autorité approbatrice utilisée pour s’inscrire au dépôt électronique (de niveau 1 et de niveau 2) recevra également une copie du courriel de confirmation de l’appel.

Seules les adresses courriel des utilisateurs de l’autorité approbatrice qui ont été utilisées pour s’inscrire au dépôt électronique (de niveau 1 et de niveau 2) recevront une copie du courriel de confirmation de l’appel. Si un utilisateur souhaite recevoir des confirmations par courriel, un utilisateur de niveau 1 peut l’ajouter comme utilisateur de niveau 2. Il n’est pas nécessaire de passer par le portail de dépôt électronique, ils recevront quand même des copies de toutes les confirmations d’appel par courrier électronique. Pour ce qui est des autorités d’approbation plus importantes, elles compteront sans doute plusieurs utilisateurs inscrits.

À l’heure actuelle, le dépôt électronique est utilisé uniquement pour soumettre le dossier initial. Vous pouvez consulter l’état du dossier sur le site Web du TOAT en cliquant sur le lien suivant : Statut des dossiers |Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire (gov.on.ca), en cherchant le numéro de dossier du TOAT. Veuillez noter : après avoir soumis un dossier, vous pouvez voir le numéro de dossier du TOAT dans le dépôt électronique dans l’écran « Dossiers soumis » sous l’onglet Dossiers de l’autorité approbatrice.

Non. À l’heure actuelle, le système ne vous avertit pas lorsqu’une date limite approche. Le dépôt électronique vous permet de saisir la date limite de dépôt de l’appel afin de vous aider à identifier les appels reçus après la date limite. Il générera également un horodatage précisant le moment auquel un appel a été soumis.

Oui, l’utilisateur de l’autorité approbatrice peut accéder à une copie du dossier d’appel consolidé (incluant les pièces justificatives que l’appelant a téléversées avec les renseignements à propos de son appel) en allant sur le Tableau de bord de l’autorité approbatrice et en cherchant l’ID de l’appel dans la liste applicable (il peut se trouver sous En attente d’examen, Examen en cours, Examiné ou Ajouté à un dossier) et dans la colonne Action, sélectionnez « Voir le résumé et imprimer ». Sur la page Résumé, défilez vers le bas jusqu’à la section Documents, et sélectionnez « Dossier d’appels de dépôt électronique regroupés » et le document pour télécharger le fichier compressé.

Vous pouvez partager ce fichier compressé à l’extérieur avec votre représentant ou d’autres parties. Veuillez noter que le fichier compressé peut être volumineux et pourrait prendre du temps à télécharger.

Non. Le dépôt électronique n’avise pas les municipalités de palier inférieur si un appel est présenté à leur municipalité de palier supérieur. La municipalité de palier inférieur sera avisée par la municipalité de palier supérieur en dehors du système de dépôt électronique, au besoin. Ce processus ne changera pas.

Le dépôt électronique a été développé pour remplacer les autres méthodes de soumission. Toutefois, le TOAT continue d’utiliser son service de courrier électronique sécurisé pour la soumission de documents dans des circonstances particulières.

Le portail de dépôt électronique est réservé au dépôt et à la transmission d’un appel ou d’un dossier au Tribunal. Tous les autres documents relatifs au dossier doivent être soumis séparément, conformément aux instructions fournies tout au long du processus de gestion du dossier.