Améliorations du portail de dépôt électronique

Nous avons travaillé d’arrache-pied pour améliorer encore davantage votre expérience avec le portail de dépôt électronique. Au cours des derniers mois, nous avons introduit deux séries de mises à niveau.

Version 4 – 6 juin 2025

Mises à jour apportées à l’ensemble du système

Amélioration de l’accès au dossier d’appel

• Le dossier d’appel consolidé inclut tous les renseignements et motifs à propos de l’appel, etc., qui ont été saisis par l’appelant, et les pièces justificatives.
• La personne qui a déposé l’appel peut maintenant télécharger et partager le dossier d’appel consolidé, au besoin. Les utilisateurs de l’autorité approbatrice peuvent aussi télécharger le dossier d’appel consolidé lorsqu’ils reçoivent l’appel. Cela simplifie le processus d’appel et améliore l’accès au dossier d’appel officiel.

Amélioration de l’interface et de la navigation des utilisateurs

• Les mises à jour apportées au texte et à la présentation de l’interface améliorent la clarté, la lisibilité et la facilité de navigation sur tout le portail.

Indicateurs de statut d’appel plus clairs

• Les améliorations fournissent aux appelants plus de transparence en ce qui concerne le statut de la soumission de leur appel, ce qui réduit la confusion et les suivis.

Pour les utilisateurs de l’autorité approbatrice

Amélioration de l’accès à la documentation de dépôt électronique

• Le dossier municipal consolidé inclut tous les renseignements des dossiers saisis sur le portail de dépôt électronique et toutes les pièces jointes de la liste de vérification qui ont été téléversées par la municipalité (autorité approbatrice), ainsi qu’une copie de tous les renseignements sur l’appel et les pièces justificatives des appelants.
• Les utilisateurs de l’autorité approbatrice peuvent à présent accéder au dossier municipal consolidé directement à partir du portail de dépôt électronique après la soumission au TOAT.
• Ce dossier peut être téléchargé comme un fichier compressé pour être partagé d’une manière sécuritaire au besoin avec les parties pertinentes.

Dépôt plus facile de dossiers connexes

• Les utilisateurs de l’autorité approbatrice peuvent maintenant copier les données des dossiers pour créer des dossiers connexes plus efficacement, en éliminant le besoin de répéter manuellement tout le processus de soumission.
• Cela réduit significativement la saisie des données et la charge de travail administrative.

Suivi de l’examen des dossiers

• Une nouvelle fonction de suivi informe les utilisateurs de l’autorité approbatrice si un autre membre de l’équipe a examiné ou édité un dossier, ce qui réduit le risque de duplication des efforts et de mises à jour conflictuelles.

Nouvelle fonctionnalité : Identification des représentants des appelants

• Les autorités approbatrices peuvent maintenant ajouter les représentants des appelants en entrant un appel sur papier ou par courriel, ce qui assure des dossiers plus complets et plus exacts.

Amélioration de l’intégrité des données et de la désignation des champs

• L’uniformité améliorée des noms des champs de données assure une collecte de données, un signalement et un rendement du système améliorés.

Version 5 – 6 octobre 2025

Mises à jour de l’ensemble du système

Champ Renseignements sur l’adresse supplémentaire

• Une nouvelle ligne de saisie des données dans la section Adresse permet aux utilisateurs d’inclure des instructions pour la livraison ou des identifiants de propriété, ce qui améliore l’exactitude des détails concernant l’adresse et la propriété en question.

Ajout d’une question d’identification pour la médiation

• Une nouvelle question a été ajoutée pour aider à signaler les dossiers appropriés pour une médiation dirigée par le Tribunal, ce qui favorise des occasions de règlement plus précoces.

Pour les appelants et leurs représentants

Accès au dossier municipal consolidé pour les appelants

• Les appelants recevront désormais un courriel avec un lien pour télécharger le dossier municipal consolidé après que la municipalité (l’autorité approbatrice) soumet l’affaire au TOAT.
• Cette option libre-service améliore la transparence et élimine le besoin de communiquer avec le TOAT (ou l’autorité approbatrice) pour des demandes de dossiers.

Nouveau processus d’appel pour les dossiers d’expropriation

• Un processus d’appel spécialisé a été introduit pour mieux soutenir les appels reliés à des expropriations, avec des champs de données, des listes de vérification et des étapes adaptées.

Pour les utilisateurs de l’autorité approbatrice

Aspect simplifié du portail de l’autorité approbatrice

• Le portail de l’autorité approbatrice a été simplifié en supprimant toutes les options de menu pour les utilisateurs publics (p. ex., « Nouvel appel », « Mes appels »).
• Cet aspect ciblé réduit la confusion et favorise des soumissions de dossiers plus rapides et sans erreur.

Notifications améliorées de la confirmation des dossiers

• Des courriels de confirmation sont maintenant envoyés à tous les utilisateurs de niveau 1 de l’autorité approbatrice lorsqu’un dossier est soumis au TOAT, ce qui assure que toute l’équipe est informée et réduit les failles dans la communication.

Ajout d’un champ Heure limite d’appel

• Les utilisateurs de l’autorité approbatrice verront à présent un champ « Heure limite d’appel en créant le numéro de référence du dossier faisant l’objet d’un appel. Cela aide à identifier les appels en retard et améliore l’exactitude de la gestion des dossiers.