Règles de procédure – Commissaire aux mines et aux terres

Ces règles s’appliquent à toutes les instances devant le Commissaire aux mines et aux terres qui ont débuté le 5 février 2018 ou après.

Préambule

Le Commissaire aux mines et aux terres prend des décisions en vertu de la Loi sur les mines, de la Loi sur les offices de protection de la nature, de la Loi sur les ressources en pétrole, en gaz et en sel, de la Loi sur l’aménagement des lacs et des rivières, de la Loi sur l’évaluation foncière et de la Loi sur les ressources en agrégats. Dans certains cas, le Commissaire aux mines et aux terres relève d’un ministre. Une audience qui donne lieu à un rapport est traitée de la même manière qu’une audience qui aboutit à une décision du Commissaire aux mines et aux terres. Pour plus d’information sur les types d’audiences, veuillez consulter le Rapport annuel du bureau du Commissaire aux mines et aux terres.

Application

  1. Ces règles s’appliquent à toutes les instances en cours devant le Commissaire aux mines et aux terres qui ont débuté le 5 février 2018 ou à compter de cette date.
  2. Ces règles sont établies en vertu de la Loi sur l’exercice des compétences légales. Elles complètent les exigences de la partie VI de la Loi sur les mines, en matière de procédures, laquelle prévaut le cas échéant. Si la partie VI ne s’applique pas et qu’aucune autre loi n’impose une procédure, les présentes règles s’appliquent. Le Commissaire aux mines et aux terres peut également prendre en compte les règles de procédure civile établies en vertu de la Loi sur les tribunaux judiciaires lors de la détermination d’une question de procédure qui n’est pas expressément couverte dans la partie VI, dans la Loi sur l’exercice des compétences légales ou dans les présentes règles.
  3. Le Commissaire aux mines et aux terres s’attend à ce que toutes les parties se conforment à ces règles et aux directives et ordonnances émises par le Commissaire.
  4. Le Commissaire aux mines et aux terres peut accorder des dérogations à ces règles et peut donner des directives pour s’assurer que les vraies questions en cause sont étudiées de manière juste, rapide et économique.

Interprétation

  1. Dans ces règles,

    « Commissaire » signifie le Commissaire aux mines et aux terres et inclut le Commissaire adjoint aux mines et aux terres nommé en vertu de la Loi sur leministère des Richesses naturelles;

    « Document » s’entend du matériel écrit et visuel et comprend les éléments de preuve écrits et visuels;

    « Instance » désigne tout processus ou affaire dans laquelle le Commissaire a le pouvoir de prendre une décision et inclut un renvoi par un ministre, ainsi qu’un appel au ministre en vertu du par. 28(15) de la Loi sur les offices de protection;

    « Audience » signifie une procédure, à toute étape d’une instance, au cours de laquelle la preuve ou les soumissions sont présentées directement au Commissaire, que ce soit de manière verbale, électronique ou écrite, mais n’inclut pas le contre-interrogatoire sur un affidavit en l’absence du Commissaire.

Introduire une instance

  1. Les instances qui sont engagées par le dépôt d’un renvoi, d’un appel ou d’une requête doivent être présentées par écrit et répondre aux conditions suivantes :
    • être adressées au Bureau du commissaire aux mines et aux terres;
    • donner le nom du requérant, le nom des parties opposées, le nom d’un agent ou d’un avocat, ainsi que les numéros de téléphone et de télécopieur, les adresses courriel (le cas échéant), les adresses pour le courrier postal et le code postal;
    • indiquer la nature de l’affaire, le pouvoir statutaire du Commissaire pour l’entendre, l’ordonnance ou l’exonération demandée et les motifs de celle-ci;
    • informer le Commissaire d’une demande de désignation d’un Commissaire bilingue si le requérant souhaite que l’audience soit tenue entièrement ou partiellement en français;
    • être signée par le requérant ou son représentant;
    • dans le cas d’un appel, inclure une copie de la décision contestée ou de l’ordonnance.

Refus de traiter une affaire – Rejet administratif

    1. Le Commissaire ou un membre du personnel du Commissaire peut refuser de traiter un appel, une requête ou un renvoi au Commissaire dans les cas suivants :
      • l’affaire n’a pas été présentée dans le délai statutaire prévu;
      • les informations fournies sont incomplètes;
      • l’affaire n’a pas été présentée conformément aux exigences statutaires;
      • il existe une raison pour laquelle cette affaire ne devrait pas être traitée.
    2. Le Commissaire ou un membre du personnel donnera les raisons du refus de traiter l’appel, la requête ou le renvoi et indiquera une date de réponse ou de correction. 
    3. une copie de la réponse ou de la correction doit être fournie aux autres parties et au Commissaire. 
    4. après la date prescrite pour la réponse, le Commissaire peut déterminer si l’affaire doit être rejetée sur le plan administratif.

Rejet sans audience

    1. Le Commissaire peut rejeter une affaire sur le plan administratif, de sa propre initiative et sans audience dans l’une des circonstances suivantes :
      • il est convaincu ne pas avoir compétence pour entendre l’affaire;
      • dans les cas relevant de la Loi sur les offices de protection de la nature, le requérant n’a pas déposé de requête auprès de l’office de protection et n’a pas reçu la décision de l’office;
      • dans le cas où le contenu de la requête à laquelle l’appel a trait est très différent du contenu formant la base de la décision de l’office de protection, en vertu de la Loi sur les offices ou du Registrateur de claims provincial en vertu de la Loi sur les mines;
      • les motifs énoncés dans l’avis d’appel ne révèlent pas une base suffisante en fonction de laquelle l’appel en tout ou en partie peut être admis;
      • lorsque l’appel ou la requête n’est pas de bonne foi, est frivole ou vexatoire, ou uniquement à des fins dilatoires;
      • si l’appelant ou le requérant a, de manière persistante et sans motifs raisonnables, introduit des instances devant le Commissaire qui constituent un abus de procédure.
    2. Avant qu’une instance soit rejetée pour défaut de compétence, il faut aviser toutes les parties à l’instance. Avant qu’une instance soit rejetée pour défaut de compétence, il faut aviser la partie qui l’a introduite. L’avis doit fournir les motifs du rejet proposé et établir des délais dans lesquels les parties peuvent présenter des observations écrites au Commissaire. 
    3. Cette règle vient en complément de l’autorité du Commissaire en vertu de l’article 122 de la Loi sur les mines.

Médiation

    1. De sa propre initiative, ou à la demande d’une partie, le Commissaire peut organiser une médiation de toute question, à tout moment avant la fin de l’audience. Une médiation ne peut avoir lieu sans le consentement des parties.
    2. Les informations échangées aux fins de la médiation et les notes ou les informations écrites en lien avec la médiation sont confidentielles et ne peuvent être divulguées à quiconque ou admises en preuve dans une autre instance.
    3. Si une ordonnance du Commissaire est nécessaire à la mise en œuvre d’un règlement, les parties doivent obtenir l’approbation du Commissaire.
    4. Si la médiation est menée par un sous-commissaire aux mines et aux terres, le médiateur ne pourra pas entendre l’affaire ultérieurement, à moins que les parties n’y consentent et que le Commissaire approuve. 

Renseignements devant accompagner une demande d’autorisation de la tenue d’une audience

  1. Lorsqu’une loi autorise le dépôt d’une demande d’autorisation auprès du Commissaire, le requérant doit fournir les renseignements prévus à l’article 6 et doit, en outre, indiquer la raison pour laquelle l’autorisation est nécessaire.

Conférences préparatoires à l’audience

    1. Le Commissaire peut ordonner que les parties participent à une conférence préparatoire à l’audience si le Commissaire détermine qu’une telle conférence est souhaitable en vue d’examiner les questions suivantes :
      1. envisager la possibilité d’un règlement d’une ou de l’ensemble des questions soulevées dans l’instance;
      2. rationaliser ou simplifier les enjeux;
      3. la possibilité d’obtenir des admissions pouvant faciliter l’audience;
      4. le nombre d’experts et autres témoins qui pourraient être appelés par chaque partie, et les dates pour la remise de rapports ou la tenue d’expertises complémentaires;
      5. l’opportunité que le Commissaire nomme un expert;
      6. la durée estimée de l’audience;
      7. toute autre question pouvant aider à en arriver à un règlement juste, rapide et économique de l’instance.
    2. Les parties doivent participer à la conférence préparatoire à l’audience, conformément aux instructions du Commissaire.
    3. Si le règlement est discuté en vertu de la règle secondaire (1) (a), le Commissaire ou le Commissaire adjoint qui tient une conférence préparatoire à l’audience dans une instance ne peut ensuite présider l’audience, sauf avec le consentement des parties.

Ajournements

  1. Les audiences ont lieu à la date et à l’heure définies, à moins que le Commissaire n’exerce son pouvoir discrétionnaire d’accorder un ajournement.
  2. Une demande d’ajournement avec le consentement des parties doit être faite par écrit et doit mentionner les raisons de l’ajournement, les dates proposées quand toutes les parties sont disponibles et le consentement signé de toutes les parties.
  3. Une demande d’ajournement faite sans le consentement de toutes les parties doit être présentée au moins 10 jours avant la date fixée pour l’audience.
  4. Si la raison de la demande d’ajournement survient moins de dix jours avant la date de l’audience, la demande doit être signifiée le plus rapidement possible. Si le Commissaire refuse d’examiner une demande tardive, la demande d’ajournement peut être faite en personne au début de l’audience.
  5. Une demande tardive d’ajournement ne peut être accordée que dans des circonstances exceptionnelles. Le Commissaire doit être immédiatement informé de la demande envisagée et de la nature des circonstances exceptionnelles.

Formats des audiences

  1. Les audiences peuvent avoir lieu selon l’un ou l’autre de ces trois formats ou selon une combinaison des trois : par écrit, sous forme électronique et en personne. Des règles spécifiques concernant les audiences en format écrit ou électronique sont exposées ci-dessous.

Audiences par écrit

  1. Le Commissaire peut tenir une audience par écrit pour l’ensemble d’une instance ou pour toute question dans le cadre de celle-ci.
  2. Les facteurs suivants peuvent être pris en considération par le Commissaire au moment de décider de la tenue d’une audience par écrit :
    • l’équité et la commodité pour les parties;
    • le coût et l’efficacité;
    • les effets sur l’accès du public à l’audience;
    • la nécessité d’entendre un témoignage oral.
  3. Un avis sera donné aux parties de l’intention de tenir une audience par écrit.
  4. À moins que le Commissaire ne soit convaincu qu’il existe une bonne raison de ne pas tenir une audience par écrit, il peut rejeter les objections et procéder à l’audience par écrit.
  5. Le personnel peut inviter les parties à s’entendre sur des dates pour l’échange des preuves et des présentations écrites. Si les parties sont incapables de s’entendre, le Commissaire peut décider des dates.
  6. Les éléments de preuve d’une audience par écrit doivent être soumis par affidavit; tous les documents soumis doivent être joints à l’affidavit d’une personne ayant une connaissance personnelle du document. Le Commissaire peut autoriser le dépôt d’éléments de preuve sous une autre forme ou sous forme électronique, comme approuvé par le Commissaire à la demande d’une partie.
  7. Une copie de chaque document remis par une partie au Commissaire doit être remise à chacune des autres parties.

Audiences sous forme électronique

  1. Le Commissaire peut tenir une audience sous forme électronique pour l’ensemble d’une instance ou pour toute question dans le cadre de celle-ci.
  2. Les facteurs suivants peuvent être pris en compte par le Commissaire au moment de décider de la tenue d’une audience sous forme électronique :
    • le maintien de l’intégrité du processus d’audience;
    • l’équité et la commodité;
    • si les éléments de preuve et les questions juridiques (y compris la crédibilité) peuvent s’accorder d’une présentation sous forme électronique;
    • la protection et la confidentialité de la preuve;
    • le coût et l’efficacité;
    • les effets sur l’accès du public à l’audience;
    • la question de savoir si les parties seront soumises à un préjudice important.
  3. Avis sera donné aux parties de l’intention de tenir une audience sous forme électronique.
  4. Si le Commissaire n’est pas convaincu qu’une partie subira un préjudice important, il peut rejeter les objections et procéder à l’audience sous forme électronique.
  5. Aucune partie ne peut participer à une audience sous forme électronique en utilisant un téléphone cellulaire sans l’accord de toutes les parties à l’audience et l’autorisation du Commissaire.
  6. Le calendrier de l’échange de documents se déroulera de la même manière que dans le cas des audiences par écrit mentionnées ci-dessus.

Dépôt de documents, y compris la mise en page des documents

    1. La partie qui a l’intention de présenter un document en preuve à une audience doit fournir deux exemplaires au Commissaire et une copie à chacune des parties au début de l’audience, ou d’ici la date limite fixée par le Commissaire dans son ordonnance de production (voir la règle 33).
    2. Les documents doivent comporter des pages numérotées de manière consécutive pour l’ensemble du texte et du contenu graphique, même s’il y a des séparations ou des onglets. 
    3. Une liste de tous les documents reçus par le Commissaire, indiquant des numéros de pièces temporaires, sera mise à la disposition des parties à l’audience.
    4. À mesure de la présentation de chaque document pour admission à l’audience, son numéro de pièce sera confirmé, à moins que le Commissaire ne soulève une objection quant à la recevabilité du document.
    5. Au cours de l’audience, les parties doivent se reporter aux documents en fonction de leur numéro de pièce.

Divulgation et information et ordonnance de production

  1. À toute étape de l’instance, le Commissaire peut, par le biais d’une ordonnance de production, ordonner aux parties d’échanger des documents, des déclarations de témoins, des rapports de témoins experts, des précisions et tout ce qui est nécessaire à la tenue d’une audience équitable; le Commissaire peut fixer des dates limites pour cette divulgation.
  2. Les parties peuvent, par consentement mutuel, procéder à des interrogatoires préalables, verbalement ou par écrit. Si une partie a proposé un interrogatoire préalable et que l’autre partie l’a refusé ou n’a pas répondu, il est possible de déposer une motion auprès du Commissaire pour obtenir des directives. L’avis de requête doit être accompagné d’un affidavit qui identifie la nature de l’information que l’on cherche à obtenir lors d’un interrogatoire. L’avis doit également expliquer les efforts déployés pour obtenir cette information et pourquoi cette information est à la fois nécessaire et pertinente au règlement des questions dans le cadre de l’instance.
  3. Le Commissaire peut ordonner la présence d’une partie à un interrogatoire préalable fait par une autre partie et peut imposer des conditions quant à l’horaire, l’étendue et le lieu de cet interrogatoire :
    1. il peut exiger d’une partie de fournir un affidavit contenant une liste des documents pertinents en sa possession;
    2. il peut ordonner un interrogatoire oral d’une partie;
    3. il peut désigner l’agent ou l’employé de la partie qui doit être interrogée à moins que la partie ne soit un particulier;
    4. il peut ordonner un interrogatoire préalable sous forme de questions écrites;
    5. il peut ordonner une inspection et une analyse des biens.

Obliger les témoins à comparaître par citation

  1. Une partie qui exige la comparution d’un témoin peut communiquer avec un membre du personnel du Commissaire afin de prendre des dispositions pour la délivrance d’une citation à comparaître. L’article 12 de la Loi sur l’exercice des compétences légales concerne la procédure de délivrance d’un commandement, y compris la nécessité d’une remise en personne, le droit à des honoraires ou à des indemnités et le défaut de se présenter ou de rester disponible.

Motions

  1. Une motion présentée avant le début d’une audience est présentée au moyen d’un avis de motion.
  2. Une motion concernant une question de procédure sera traitée comme une audience par écrit.
  3. Si la motion doit être entendue en personne ou par voie électronique (une audience orale), la partie requérante doit consulter les autres parties sur des dates d’audience potentielles et ensuite consulter le personnel pour obtenir une date et une heure de tenue d’audience. L’avis de motion pour une audience orale doit indiquer la date, l’heure et le lieu de l’audition de la motion.
  4. Les parties doivent convenir de dates limites pour l’échange des matériels à utiliser dans le cadre de la motion mais, faute d’accord, le Commissaire peut imposer ces dates limites.
    1. L’avis de motion doit comporter les éléments suivants :
      1. énoncer la réparation précise demandée;
      2. énoncer les motifs qui seront évoqués, avec mention des dispositions législatives ou règles applicables;
      3. la liste des documents à utiliser à l’appui de la motion.
  5. Une motion peut être présentée lors d’une audience orale comme l’autorisent les directives procédurales du président d’audience et conformément à celles-ci.

Utilisation de moyens électroniques et autres appareils

  1. La prise de photographies, les enregistrements audio ou vidéo ou l’utilisation d’un appareil capable de produire des représentations visuelles ou sonores par voie électronique est interdite sans l’autorisation du Commissaire ou d’une loi ou d’un règlement.

Frais

  1. Dans les cas où les articles 126, 127 et 128 de la Loi sur les mines ne s’appliquent pas, des frais peuvent être appliqués en vertu de l’article 17.1 de la Loi sur l’exercice des compétences légales, et les règles suivantes s’appliquent :
    1. Une partie peut présenter une demande de remboursement de frais à tout moment après la conclusion de l’étape de l’instance pour laquelle les frais sont réclamés, au plus tard dans les 30 jours suivant la date de l’ordonnance ou du jugement rendu par le Commissaire.
    2. Les frais peuvent être appliqués à l’encontre d’une partie si le comportement ou la ligne de conduite de cette partie a été déraisonnable, frivole ou vexatoire, ou si la partie a agi de mauvaise foi. Un tel comportement peut inclure, notamment, les actions suivantes :
      1. le défaut d’assister à une audience ou d’y envoyer un représentant lorsque l’avis d’audience a été donné correctement, sans communiquer avec le personnel du Commissaire;
      2. le défaut de donner un préavis sans explication adéquate, absence de coopération avec d’autres parties au cours de la procédure préparatoire à l’audience, modification d’une position sans en avertir les parties, ou introduction d’une question ou d’éléments de preuve non mentionnés auparavant;
      3. le défaut d’agir en temps opportun ou le défaut de se conformer à une ordonnance de procédure ou à une directive du Commissaire lorsque le résultat est un préjudice excessif ou un retard important;
      4. une façon de se conduire nécessitant des ajournements inutiles ou des retards ou le défaut de se préparer adéquatement pour l’audience;
      5. le défaut de présenter des preuves, le fait de continuer à s’occuper de questions, de poser des questions ou de prendre des mesures que le Commissaire a jugé inappropriées;
      6. le défaut de faire des efforts raisonnables pour combiner des présentations avec les parties ayant un intérêt similaire;
      7. agir de façon irrespectueuse ou calomnier une autre partie;
      8. présenter sciemment un élément de preuve faux ou trompeur.
    3. Une demande de remboursement de frais doit contenir les renseignements suivants :
      1. le montant demandé;
      2. le temps d’audience ou de préparation supplémentaire causé par le prétendu comportement qui a entraîné les coûts supplémentaires;
      3. les copies des factures pour les dépenses réclamées ou un affidavit d’une personne responsable du paiement de ces dépenses attestant que ces dépenses ont été dûment engagées.

Révision d’une décision ou d’une ordonnance du Commissaire qui n’a pas été prise en vertu de la Loi sur les mines*

  1. Une demande de révision doit être faite dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l’ordonnance et doit inclure les renseignements suivants :
    1. nom complet du demandeur et ses coordonnées;
    2. les mêmes renseignements pour le représentant du demandeur;
    3. la signature du demandeur;
    4. les motifs de la demande;
    5. le résultat souhaité;
    6. si la demande est fondée sur de nouveaux éléments de preuve qui n’étaient pas disponibles au moment de l’audience, un affidavit attestant les faits invoqués à l’appui de l’affirmation qu’ils n’étaient pas disponibles et appuyant la nouvelle preuve;
    7. une déclaration dans laquelle le demandeur présente (ou a présenté) une demande d’autorisation d’appel ou de révision judiciaire par le tribunal, et une copie de l’avis d’appel ou un avis de demande de révision judiciaire.
  2. Le Commissaire peut exercer son pouvoir discrétionnaire de faire droit à une demande de révision s’il y a des raisons convaincantes et évidentes que le Commissaire :
    • a agi sans en avoir la compétence;
    • n’a pas suivi une procédure équitable;
    • a commis une erreur de droit ou de fait telle qu’une décision différente aurait probablement été prise;
    • a entendu des éléments de preuve faux ou trompeurs de la part d’une partie ou d’un témoin, ce qui n’a été découvert qu’après l’audience et aurait affecté le résultat;
    • devrait tenir compte d’éléments de preuve qui n’était pas disponibles au moment de l’audience, mais qui sont crédibles, pertinents et pourraient avoir influé sur le résultat.

*Une ordonnance ou un jugement du Commissaire en vertu de la Loi sur les mines est définitif et sans appel, sauf s’il y a droit d’appel (voir l’article 134 de la Loi sur les mines, L.R.O. 1990, ch. M.14, tel que modifié.)